Ngày nay với sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin đã mở ra một kỷ nguyên làm việc mới – kỷ nguyên số. Đặc biệt năm 2020 ghi dấu sự kiện khủng khiếp của nhân loại đó là đại dịch bệnh Covid-19. Điều này đã đặt ra nhiều câu hỏi và trăn trở cho các doanh nghiệp, các nhà quản trị dự án: Giải pháp nào để làm việc từ xa hiệu quả? Sau đây Workplus Team xin gửi tới bạn đọc 03 nền tảng phần mềm quản lý công việc tốt nhất đang được ưa chuộng hiện nay trên thị trường.
1. Phần mềm quản lý công việc tốt nhất Trello
Trello là phần mềm quản lý công việc được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, đội nhóm có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
Giao diện Kanban quen thuộc của Trello
Ưu điểm:
Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.
Nhược điểm:
- Tính năng: Nhìn chung, Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:
– Không có tính năng chat nhóm
– Không phân cấp thành viên quản trị
– Không có báo cáo công việc
– Không hiệu quả khi quản lý thời gian…
- Chi phí: Trello cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng giới hạn. Nếu muốn nâng cấp hơn, bạn có thể chọn lựa gói Business Class với chi phí $12.5/tài khoản/tháng hoặc $9.99/tài khoản/năm, hoặc gói Enterprise với chi phí khởi điểm $17.5/tài khoản/tháng và giảm dần khi số lượng người dùng tăng lên. Mức giá này được đánh giá là cao so với các tính năng mà Trello mang lại.
Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác và chênh lệch chi phí lớn, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.
2. Phần mềm quản lý công việc tốt nhất Asana
Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản. Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list… Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.
Giao diện To-do-list của Asana
Một số ưu nhược điểm của Asana có thể tóm lại như sau:
Ưu điểm:
- Cộng tác: Vốn là một ứng viên mạnh trong quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên… Một trong những tính năng đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án – mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github…
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Tuỳ nhu cầu, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.
- Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report), cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.
- Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.
Nhược điểm:
- Chi phí sử dụng: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản Premium có giá $10.99/ người dùng/ tháng hoặc gói Business có giá $10.99/ người dùng/ tháng. Với các phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,… Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.
Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.
3. Phần mềm quản lý Workplus
Workplus là một nền tảng phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý quy trình hiệu quả, chi tiết. Là một công cụ quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, với các tính năng không thua kém gì các giải pháp quốc tế. Tại Việt Nam, Workplus được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực khác nhau giúp người dùng phát triển mạnh mẽ khả năng quản trị thông minh, linh hoạt.
Workplus phát triển bộ tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý công việc trong cả hai môi trường: làm việc theo dự án và làm việc theo phòng ban.
Dưới vai trò một phần mềm quản lý dự án, Workplus là một công cụ linh hoạt cho phép cộng tác và quản lý trên mọi loại hình dự án, mọi lúc mọi nơi kể cả từ xa. Cùng với khả năng tích hợp mạnh mẽ, Workplus trở thành phần mềm được ưu tiên lựa chọn hàng đầu bởi các nhà quản lý.
Kế hoạch dự án được lập trên W+ dưới dạng Todolist…
Kế hoạch dự án được triển khai trên W+ dưới sơ đồ Gantt
Một kế hoạch công việc được triển khai trên W+ theo sơ đồ Kanban
Giao diện thảo luận Chat-Work đặc trưng chỉ có trên phần mềm Workplus
Ưu điểm:
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: Workplus cho phép quản lý dự án linh hoạt với các giao diện: kanban, gantt chart, to-do list, Chat-work. Phần này rất quan trọng bởi các dự án đặc thù sẽ phù hợp với các giao diện quản lý khác nhau, ví dụ như các dự án thi công – xây dựng thường ưu tiên gantt chart. Các công việc trong dự án thường được gắn với các cột mốc (milestone) cụ thể để tiện cập nhật tiến độ và làm báo cáo. Bạn có thể thiết lập một template dự án mẫu và nhân bản chúng khi cần.
- Cộng tác: Bên cạnh các tính năng cơ bản như tạo việc, giao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat và thảo luận trong từng công việc, dùng thẻ @ để nhắc tên thành viên,…
- Báo cáo: Chế độ báo cáo công việc đơn giản nhưng trực quan, dễ nắm bắt, dễ hiểu và đánh giá chân thực hiệu quả công việc, dự án…
- Khả năng tích hợp: Phần mềm tích hợp một số ứng dụng của bên thứ ba khác như: Google Drive giúp người dùng dễ dàng sử dụng tài nguyên trên kho lưu trữ tốt nhất thế giới hiện nay.
- Phân quyền sử dụng: Cũng như các phần mềm quốc tế, Workplus phân quyền sử dụng chặt chẽ giữa hai vai trò người quản lý dự án và thành viên. Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo tài khoản khách (guest) với một số quyền hạn nhất định, hỗ trợ các dự án cần làm việc với đối tác hoặc nhân sự ngoài. W+ là một nền tảng cho phép phân quyền theo ý muốn người dùng mà ít hệ thống nào tại Việt Nam có được.
- Chi phí sử dụng: Ưu điểm lớn nhất của Workplus là chi phí sử dụng rất Việt Nam so với các tính năng ưu việt đạt chất lượng quốc tế. Gói phổ biến 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ là 1.650.000 VND/ tháng, tương đương 2.4$/ người dùng/ tháng.
- Đặc biệt, khi sử dụng Workplus, doanh nghiệp sẽ có đội ngũ hỗ trợ demo trải nghiệm và triển khai trực tiếp ngay tại Việt Nam. Đây là yếu tố cần thiết nhưng các sản phẩm quốc tế chưa đáp ứng được ở thị trường Việt.
Phần mềm quản lý dự án, công việc, quy trình Workplus phù hợp với tất cả các mô hình dự án; doanh nghiệp lớn nhỏ hoặc các đội nhóm đều có thể sử dụng.
