Multitask là gì? Multitask (đa nhiệm) là hành động làm nhiều việc cùng một lúc. Phương pháp này có thể có lợi nhưng cũng có thể có hại nếu thực hiện không đúng cách.
Bạn đã bao giờ có một số công việc có thời hạn gấp đến mức, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc thực hiện tất cả chúng cùng một lúc chưa? Bạn đã bao giờ ở vị trí không hoàn thành một công việc, nhưng phải làm một việc khác cũng quan trọng không? Nếu câu trả lời là có, thì bạn đã có trải nghiệm đa nhiệm. Nó có thể được thực hiện bằng cách sử dụng sự trợ giúp của phần mềm ERP. Phần mềm quản lý công việc giúp chúng ta kiểm soát và quản lý nhiều lĩnh vực trên một hệ thống.
Chúng ta sẽ xem xét định nghĩa và các ví dụ về đa nhiệm, những lợi ích và hạn chế của Multitasking skills là gì? cũng như cách thực hiện nó đúng cách.
Mục Lục
Madore và Wagner (2019) định nghĩa Multitask là nỗ lực thực hiện hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Điều này thường dẫn đến việc chuyển đổi nhiệm vụ hoặc bỏ một nhiệm vụ chưa hoàn thành để làm một nhiệm vụ khác.
Kỹ năng đa nhiệm đã trở thành một cách sống. Chắc hẳn ai cũng đã từng làm điều đó ít nhất một lần trong đời. Một số ví dụ về đa nhiệm ở trường hoặc nơi làm việc là ghi chú trong khi nghe bài giảng, viết lên bảng trắng trong khi nói chuyện hoặc trả lời email trong cuộc họp.
Cũng có những ví dụ về đa nhiệm mà mọi người làm ở nhà, chẳng hạn như đọc sách trong khi ăn trưa, tập thể dục trong khi xem tivi hoặc nấu nhiều bữa ăn cùng một lúc.
Giống như hai mặt của một đồng xu, mọi thứ đều có mặt tích cực và tiêu cực. Mặc dù đa nhiệm đôi khi có thể giúp công việc dễ dàng hơn, nhưng nó cũng có khả năng làm giảm năng suất chung.
Dưới đây là những lợi ích và hạn chế của đa nhiệm mà bạn nên biết:
Các nhà nghiên cứu Melwani và Kapadia (2020) đã phát hiện ra rằng, những người đa nhiệm có xu hướng sáng tạo hơn và tạo ra nhiều ý tưởng hơn. Theo các nhà nghiên cứu này, sự tăng cường sáng tạo đó được hỗ trợ bởi mức độ kích hoạt tài nguyên nhận thức cao và tính linh hoạt nhận thức.
Ví dụ, bạn muốn nghiên cứu nội dung cho trang web chuyên nghiệp về Fitness. Đồng thời, bạn cũng muốn thực hiện thói quen tập luyện hàng tuần của mình. Vì vậy, bạn quyết định xem một số video truyền cảm hứng trên YouTube cho mục đích nghiên cứu khi đi bộ trên máy chạy bộ. Làm việc và xem video có thể mất hai giờ nếu được thực hiện riêng, nhưng đa nhiệm sẽ giảm một nửa thời gian đó.
Xem thêm: Mô hình quản trị doanh nghiệp là gì? Các mô hình quản trị hiện đại thường dùng
Sẽ là lãng phí nếu thuê một công nhân chỉ để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: Một cá nhân có kỹ năng đa nhiệm tốt có thể chào đón khách tại quầy lễ tân, trong khi trả lời các cuộc gọi của khách hàng hoặc đăng bài trên mạng xã hội trong khi thực hiện tiếp thị qua email, tất cả cùng một lúc. Kết quả là, nó sẽ làm giảm chi phí tuyển dụng.
Hơn nữa, đa nhiệm có thể cải thiện khả năng hoạt động dưới áp lực của một người. Mọi người có thể học cách tập trung và làm tốt công việc của mình, ngay cả trong một môi trường hỗn loạn do có nhiều việc xảy ra cùng một lúc.
Bên cạnh những ưu điểm thì nó cũng có các điểm yếu sau:
Khi ai đó làm nhiều việc cùng một lúc, rất dễ mất tập trung. Có thể hoàn toàn tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc là điều khó khăn. Giả sử bạn đang làm báo cáo và bị gián đoạn bởi âm thanh của email từ khách hàng. Kết quả là bạn bị lạc hướng và bận tâm đến việc quyết định cách trả lời email. Cũng có thể bạn sẽ quên những chi tiết quan trọng hoặc chán nản khi hoàn thành báo cáo.
Theo một nghiên cứu được thực hiện tại Đại học London, những người tham gia đa nhiệm có chỉ số IQ giảm 15 điểm khi thực hiện các bài kiểm tra nhận thức. Các nhà nghiên cứu tại Đại học Sussex đã phát hiện ra rằng những người thường xuyên làm nhiều việc cùng lúc có mật độ não ít hơn ở vỏ não vành đai phía trước, vùng này rất quan trọng đối với sự đồng cảm cũng như khả năng kiểm soát cảm xúc và nhận thức.
Đa nhiệm cũng có thể gây căng thẳng. Một cá nhân có thể cảm thấy choáng ngợp bởi trách nhiệm của họ, điều này có thể dẫn đến kiệt sức.
Mặc dù có những hậu quả xấu, nhưng thói quen đa nhiệm đã ăn sâu vào môi trường gia đình và nơi làm việc. Không thể dừng đa nhiệm vì có những trường hợp một người được yêu cầu thực hiện nhiều hoạt động cùng một lúc. Do đó, Workplus đã biên soạn một danh sách các ý tưởng để giúp bạn giảm tác động bất lợi của việc đa nhiệm:
Làm việc quá sức có thể gây lo lắng và căng thẳng. Bộ não của bạn cũng sẽ phải làm việc nhiều hơn, điều này có thể dẫn đến giảm năng suất. Do đó, hãy đặt ra những mục tiêu thực tế để không gây quá nhiều căng thẳng cho bạn. Hai nhiệm vụ có thể xuất hiện quá ít, nhưng chúng sẽ được hoàn thành nhanh chóng nếu được thực hiện hiệu quả. Sau đó, bạn có thể tiến hành hai nhiệm vụ tiếp theo.
Danh sách việc cần làm và thời hạn có thể mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành và nâng cao sự tự tin của bạn. Hơn nữa, bạn sẽ không bỏ qua các chi tiết quan trọng. Bạn có thể viết danh sách việc cần làm ra giấy và dán vào nơi bạn thường xuyên nhìn thấy hoặc tạo danh sách việc cần làm bằng ứng dụng có tính năng nhắc nhở.
Điều này giúp bạn quản lý thời gian và năng lượng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Sử dụng ma trận ưu tiên, là một công cụ phân tích kinh doanh, sử dụng các tiêu chí cụ thể, cho phép các cá nhân hoặc nhóm so sánh khách quan các lựa chọn để xác định dự án nào cấp bách và quan trọng, dự án nào mang lại nhiều giá trị nhất cho công ty và dự án nào có giá trị lớn nhất cơ hội thành công.
Có một số loại ma trận ưu tiên, bao gồm ma trận 2×2, còn được gọi là ma trận Eisenhower và ma trận Six Sigma. Ma trận 2×2 chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Quan trọng-khẩn cấp, quan trọng-không khẩn cấp, không quan trọng-khẩn cấp và không quan trọng-không khẩn cấp. Ma trận Six Sigma phức tạp hơn và nó so sánh ít nhất hai bộ dữ liệu bằng các tiêu chí có trọng số.
Hãy phân chia công việc mỗi ngày theo khả năng của bạn để bạn có thể tập trung và hoàn thành chúng một cách nhanh chóng. Ước tính số lượng nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Thực hiện theo quy trình này để chuẩn bị lịch trình của bạn:
Ngày nay, mọi người không còn xa lạ với Multitask là gì. Mặc dù phương pháp này có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nhưng nó cũng có thể gây căng thẳng và khó hiểu. Bạn nên làm điều đó với một chiến lược để duy trì chất lượng công việc của bạn.
Multitasking skills là các kỹ năng đa nhiệm mà bạn cần có để thực hiện các công việc cùng lúc.
Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc Workplus.
