Phần mềm lưu trữ hồ sơ là công nghệ ứng dụng số hóa vào việc lưu trữ. Mọi thông tin, số liệu, sổ sạch đều được lưu vào hệ thống máy tính. Từ đó nhân viên kế toán cho thể tìm kiếm được những file cần thiết trong thời gian ngắn nhất. Vậy phần mềm lưu trữ hồ sơ dành cho kế toán doanh nghiệp tốt nhất hiện nay là gì?
Mục Lục
Phần mềm lưu trữ hồ sơ là cách thức doanh nghiệp mã hóa toàn bộ dữ liệu kế toán. Mọi thông số đều được lưu trữ vào một file trên máy tính. Từ đó dữ liệu được lưu trữ dưới dạng thông tin trên ứng dụng. Cách thức này giúp đồng bộ mọi dữ liệu thay vì file giấy như cách truyền thống.
Nhờ có phần mềm mà doanh nghiệp tổng kết toàn bộ dữ liệu trên một hệ thống nhất định. Người dùng có thể tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tìm kiếm hay quản trị.
Việc áp dụng phần mềm vào công tác của phòng kế toán giúp bạn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
Tiêu chí để bạn có thể lựa chọn phần mềm thực sự hữu hiệu chính là nó có đáp ứng được yêu cầu của bạn hay không. Việc người dùng có thể tìm kiếm, kiểm tra hay sử dụng tài liệu một cách thuận tiện phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống phần mềm lưu trữ.
Một phần mềm ưu việt sẽ sắp xếp dữ liệu một cách tự động, khoa học. Việc phân chia theo tên gọi, dự án, thời gian khởi tạo hay trạng thái, phòng ban cũng hợp lý. Việc tùy chỉnh như vậy giúp cho người sử dụng ứng dụng nhanh chóng có được thứ mình cần.
Phần mềm có tích hợp tính năng tìm kiếm và bộ lọc sẽ được ưu tiên lựa chọn nhiều hơn.
Hạn chế của nhiều phần mềm là việc nó không hỗ trợ nhân viên ở xa. Việc truy cập vào dữ liệu công ty trở nên khó khăn hơn. Chính vì thế bạn rất khó khăn trong việc thực hiện công việc khi bạn phải đi công tác xa. Nên việc lựa chọn phần mềm người dùng cần đưa tiêu chí này vào chỉ tiêu đánh giá.
Một phần mềm độc lập dường như không thể hoàn thiện mọi công tác quản lý. Vì lý do này mà các phần mềm cần có sự tương tác với nhau. Việc hỗ trợ lẫn nhau giúp cho hoạt động được toàn diện và trôi chảy hơn rất nhiều.
Một phần mềm lưu trữ hồ sơ cần được cập nhật thêm các ứng dụng như Gmail, Microsoft hay Calendar, Dropbox…
Một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn hiện nay phải kể đến Cloudoffice. Ứng dụng tích hợp nhiều tiện ích ưu việt dành cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.
Với Cloudoffice, bạn có thể quản lý văn bản, số liệu, theo dõi và xử lý các công việc cực kỳ chuyên nghiệp.
Tính bảo mật và an toàn cũng được đánh giá là hiệu quả với phần mềm này. Khả năng phân quyền truy cập hữu hiệu cho phép người dùng sử dụng tính năng hợp lý với chức vụ và nhu cầu của mình.
IDMS cung cấp cho người dùng nền tảng quản lý số giúp lưu trữ, chia sẻ, hợp tác và xử lý cực kỳ thông minh. Người dùng có thể mở rộng quy mô, số lượng cấp phê duyệt hay áp dụng chữ ký số điện từ, sử dụng mã vạch vào quản lý.
Việc sử dụng IDMS vào phòng kế toán giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ hồ sơ. Việc sao lưu hay phục hồi cũng được thực hiện đơn giản và nhanh chóng hơn.
Khả năng kết nối giữa các cấp bậc làm việc cũng được đa dạng hóa và thuận tiện hơn rất nhiều.
Phần mềm lưu trữ hồ sơ là ứng dụng quan trọng và thiết yếu trong một doanh nghiệp. Đặc biệt đối với bộ phận phải quản lý số liệu cực kỳ phức tạp thì việc áp dụng phần mềm là điều hoàn toàn cần thiết. Hãy nhanh chóng cập nhật và đẩy nhanh quá trình số hóa doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận bạn nhé!
