Tài liệu văn phòng là một trong những dữ liệu quan trọng của công ty. Những công ty càng lâu năm, quy mô doanh nghiệp càng lớn, thì số lượng hồ sơ càng nhiều. Điều này vô tình gây nên gánh nặng cho toàn hệ thống. Việc bảo quản và lưu trữ chúng trở nên khó khăn hơn. Vậy người dùng phải làm thế nào? Câu trả lời chính là nằm ở phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
Mục Lục
Bạn biết công việc của bộ phận văn thư trong công ty không? Đối với doanh nghiệp nhỏ, mỗi phòng ban sẽ tự mình bảo quản hồ sơ của riêng họ. Với doanh nghiệp lớn, khối lượng hồ sơ là khổng lồ. Họ buộc phải có bộ phận phân loại, sắp xếp riêng biệt.
Mỗi năm, doanh nghiệp tiêu tốn số tiền khá lớn cho việc xây dựng phòng óc, tủ kệ đựng hồ sơ. Việc bảo quản dưới dạng file giấy cũng cực kỳ tốn diện tích lại gặp nhiều rủi ro.
Chính vì thế, những công ty phát triển phần mềm quản lý đã nảy ra ý tưởng về một ứng dụng giúp quản lý toàn bộ tài liệu bằng cách số hóa. Như vậy, mọi thứ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Những phần mềm như thế này sẽ làm nhiệm vụ chăm sóc cho những hợp đồng quan trọng của bạn. Nó hệ thống hồ sơ nhân viên bằng file Word hay Excel. Tất cả được lưu trữ tự động.
Trên thị trường hiện nay, số lượng phần mềm không thiếu. Nhưng làm sao để có được sự lựa chọn tốt nhất cho người dùng thì bạn cần có sự cân nhắc. Sau đây là danh sách những phần mềm được chấm nhiều sao nhất hiện nay.
Phần mềm có nhiệm vụ quản lý hồ sơ khách hàng cực kỳ tiện ích. Giao diện trực quan, dễ sử dụng. Phần mềm nhận được sự đánh giá cực cao từ những người đã trải nghiệm hết mọi tính năng tại đây.
Hệ thống phòng ban chuyên biệt như phòng Marketing, Phòng kinh doanh hay Phòng chăm sóc khách hàng, phòng Telesales. Hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu được hoàn thiện. Người dùng tìm kiếm hay sử dụng đều thoải mái và nhanh chóng nhất. Đây thực sự là một trong những ứng dụng thông minh tốt nhất hiện nay.
Workplus có lẽ là ứng dụng được nhiều người quan tâm hiện nay. Phần mềm được hơn 1000 doanh nghiệp lớn, nhỏ, đủ mọi ngành nghề sử dụng.
Ứng dụng không chỉ nổi bật với hệ thống bảo quản hồ sơ lưu trữ, nó còn được nhiều người yêu thích bởi các tính năng quan trọng. Bạn có được tất cả 12 chức năng từ nhân sự, dự án, xây dựng, kế hoạch đến tài liệu.
Việc liên kết với những sever cực kỳ cao cấp cho phép người dùng sử dụng đầy đủ dung lượng đám mây cực lớn. Không chỉ lưu trữ, ghi chép, truyền tin, ứng dụng còn có nhiều hơn những chức năng cần thiết.
Điều quan trọng hơn là chi phí áp dụng vào doanh nghiệp cực nhỏ. Bạn chỉ mất 1 mức phí cho tất cả mọi thứ. Thật sự tiện lợi và tiết kiệm.
Đây không chỉ là một phần mềm quản lý tài liệu, nó còn tích hợp cả tính năng quản trị dự án hiệu quả. Bạn có thể lên kế hoạch, soạn thảo văn bản hay thực hiện việc phân phối, chi đạo, giao việc. Có nghĩa việc sử dụng phần mềm như một công cụ quản lý bao quát nhất.
Nhờ vào ứng dụng CloudOffice, bạn có thể có được những gì tốt nhất. Một trợ thủ đắc lực thực sự cho quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ của khách hàng.
Đây là một ứng dụng mang tính ưu việt với nhiều chức năng bổ trợ cùng một lúc. Bạn có được một ứng dụng trên website, một lập trình dùng cho điện thoại thông minh. Người dùng có thể thực hiện công việc mọi lúc mọi nơi.
Hồ sơ luôn được đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối. Băng thông lớn cho phép bạn đăng tải tệp có kích thước cực đại. Việc truyền tin cũng nhanh chóng hơn so với các ứng dụng khác.
Tuy nhiên, có một nhược điểm lớn của phần mềm. Đó là chi phí áp dụng khá cao so với các loại phần mềm khác trên thị trường.
Với Access, người dùng có thể có được những tiện ích quan trọng nhất. Mọi công đoạn trong việc sắp xếp đều được thực hiện đúng quy trình, quy chuẩn đề ra. Độ bảo mật được đặt lên hàng đầu.
Thiết kế của Access khá chuyên nghiệp. Nó có cơ cấu cực kỳ khoa học. Thanh công cụ được chia nhỏ thành nhiều hạng mục khác nhau. Người dùng có thể tùy mục đích sử dụng mà có nhiều có sự truy cập khác nhau.
Người dùng bắt đầu có xu hướng lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ vào mô hình doanh nghiệp của mình. Bản thân mỗi phần mềm có nhiều ưu điểm khác nhau. Tùy vào yêu cầu kinh doanh, bạn có thể lựa chọn một ứng dụng thích hợp nhất.
