Quản trị

Chia sẻ kiến thức về quản trị doanh nghiệp, quản trị công việc, quản trị dự án.
  • Trang chủ » Asana là gì? Những điều cần biết về phần mềm Asana

Asana là gì? Những điều cần biết về phần mềm Asana

06/12/2022 - bởi Phúc An Tech - 24 lượt xem

Asana là gì? Đây là một hệ thống quản lý nội dung nơi làm việc (CMS) có thể tùy chỉnh được thiết kế để giúp nhiều công ty đạt được nhu cầu tổ chức của họ. Rõ ràng hơn, đó là một công cụ tổ chức nâng cao để giúp hợp lý hóa các dự án.

Asana được tạo ra để các nơi làm việc thuộc mọi quy mô có thể phân tích tiến trình của họ và giải quyết tất cả các vấn đề ở một nơi, loại bỏ nhu cầu họp liên tục, cập nhật email và ghi nhớ.

Asana là gì?

Asana là một nền tảng Saas (phần mềm dưới dạng dịch vụ) giúp bạn quản lý dự án của mình và nhóm làm việc trong dự án. Bạn dễ dàng tổ chức dự án, ưu tiên các nhiệm vụ, cộng tác với nhóm và theo dõi tiến độ. Bạn quản lý dự án của mình từ đầu đến cuối ở một nơi.

“Asana đủ mạnh cho mọi quy trình công việc nhưng cũng đủ dễ dàng để mọi nhóm sử dụng.” Đó là những gì Asana tuyên bố, nhưng nó có đúng không?

Phần mềm Asana được tạo ra vào năm 2008 bởi hai kỹ sư phần mềm: Dustin Moskovitz (đồng sáng lập Facebook) và Justin Rosenstein (cựu kỹ sư cho cả Facebook và Google) – mục tiêu của họ là nâng cao hiệu quả và quy trình làm việc của nhân viên Facebook.

Asana là gì?
Asana là một nền tảng Saas (phần mềm dưới dạng dịch vụ) giúp bạn quản lý dự án của mình

Những điều cần biết về cách sử dụng phần mềm Asana là gì?

Asana có sẵn một loạt các tính năng để giúp các công ty và các nhóm trong đó tìm thấy một hệ thống để hoàn thành công việc hiệu quả nhất có thể. Những tính năng này bao gồm:

Quản lý dự án và nhiệm vụ

Tính năng chính của Asana là các công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ. Bạn có thể tạo danh sách hoặc bảng để lưu trữ tổng thể một số dự án. Những danh sách này sẽ trình bày chi tiết tất cả các sáng kiến, cuộc họp và chương trình liên quan đến các dự án nói trên.

Từ đó, bạn có thể chia các dự án này thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ con, để dễ quản lý hơn và liệt kê các bước để hoàn thành chúng. Bạn cũng có thể:

  • Giao nhiệm vụ cho những người cụ thể để mọi người biết ai đang làm việc gì?
  • Nhóm các nhiệm vụ thành các phần hoặc cột để sắp xếp chúng.
  • Chỉ định ngày bắt đầu và ngày đến hạn, cũng có thể bao gồm thời hạn đã định.
  • Tạo các mẫu có thể tái sử dụng để bắt đầu một số tác vụ dễ dàng hơn.
  • Thêm các phụ thuộc nhiệm vụ để chỉ định khi nào một số nhiệm vụ cần được hoàn thành trước khi những nhiệm vụ khác bắt đầu.
  • Xem các nhiệm vụ của bạn theo dòng thời gian để mọi người có thể xem dự án theo trình tự thời gian.
  • Tạo quy tắc để tự động hóa các quy trình như giao nhiệm vụ và xử lý.
  • Thêm file đính kèm từ một số phần mềm tích hợp.

Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Các loại và kênh truyền thông nội bộ

Những điều cần biết về cách sử dụng phần mềm Asana là gì?
Asana là gì?

Công cụ truyền thông

Tất nhiên, một trong những phần quan trọng nhất và khó nhất của tinh thần đồng đội là giao tiếp. Asana cũng có các công cụ để hợp lý hóa việc này.

Hộp thư đến của bạn theo dõi tất cả thư của bạn và các tác vụ liên quan đến chúng. Tại đây, bạn có thể đính kèm các nhiệm vụ vào thư và sử dụng các cuộc hội thoại dự án để thảo luận liên tục. Bạn cũng có thể kiểm tra hình ảnh và tệp PDF, đồng thời mọi nhận xét thậm chí có thể được chuyển thành tác vụ để nhóm biết cần thực hiện những chỉnh sửa nào.

Nhiều cách để xem công việc

Bởi vì Asana được tạo ra để thích ứng với lực lượng lao động của bạn. Như vậy, nó cung cấp một số cách để xem các dự án và nhiệm vụ của bạn:

  • Nhiệm vụ của tôi: Chế độ xem cung cấp cho bạn danh sách việc cần làm cá nhân.
  • Danh sách: Xem và nhóm các nhiệm vụ của bạn theo cấu trúc lưới.
  • Bảng: Hiển thị các nhiệm vụ sắp tới của bạn ở định dạng kiểu bảng thông báo.
  • Lịch: Hiển thị danh sách các nhiệm vụ dựa trên thời hạn.
  • Tệp: Nhóm tất cả các tệp được tải lên dự án lại với nhau.
  • Hộp thư đến: Nhóm tất cả các cuộc hội thoại của bạn lại với nhau.
  • Ngoài ra còn có chế độ xem Tìm kiếm dành cho những người không muốn sắp xếp cẩn thận tất cả các nhiệm vụ của mình.

Công cụ quản lý và báo cáo

Nếu bạn phụ trách một tổ chức, các công cụ báo cáo của Asana sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp các bản cập nhật dự án và gửi lời nhắc cập nhật khi cần thiết.

Bạn có thể sử dụng Asana để đặt “Mục tiêu” để giữ mọi người trên cùng một trang và “Cột mốc” để khen thưởng và khuyến khích làm việc chăm chỉ.

Bạn cũng có thể tạo cập nhật trạng thái cho các dự án và danh mục đầu tư để gửi tin nhắn cho nhóm của mình một cách nhanh chóng. Đồng thời kiểm tra Trang tổng quan để xem trạng thái của tất cả các dự án và nhiệm vụ đang diễn ra cùng một lúc, xác định các khu vực có vấn đề nếu cần.

Tạo Nhóm cho phép bạn nhóm mọi người lại với nhau để cộng tác trong các dự án. Trang Nhóm bao gồm tab Tổng quan để theo dõi các dự án, tab Tin nhắn cho các cuộc hội thoại và thông báo nhóm cũng như tab Lịch được chia sẻ. Bạn có thể thêm đồng đội làm người theo dõi trong các nhiệm vụ không được giao cho họ, để cập nhật cho họ và thông báo cho họ nếu có vấn đề mà họ có thể trợ giúp.

Quản trị viên cũng có các biện pháp kiểm soát quyền riêng tư. Bạn có thể thêm quyền và các biện pháp kiểm soát quyền riêng tư khác để hạn chế quyền truy cập vào một số công việc nhất định hoặc thậm chí ẩn một số nhóm thực hiện công việc nhạy cảm.

phần mềm quản lý công việc
Công cụ quản lý và báo cáo hiệu quả

Tích hợp ứng dụng dễ dàng

Một trong những điều khiến Asana trở nên dễ sử dụng là tích hợp ứng dụng của nó. Có một số ứng dụng hoạt động tốt với Asana, nhưng đáng chú ý nhất là:

  • Dropbox, Google Drive, Box, Office365, OneDrive và Adobe Creative Cloud để tạo và chia sẻ tệp.
  • Slack, Gmail, Outlook, Zoom, Microsoft Teams và Power BI để liên lạc.
  • Thu hoạch, một công cụ theo dõi thời gian tích hợp.

Ưu điểm và nhược điểm của ứng dụng phần mềm Asana là gì?

Như với bất cứ phần mềm quản lý công việc khác, luôn có một số lợi thế và bất lợi khi nói đến Asana.

Ở đây chúng tôi liệt kê một số điểm mạnh và điểm yếu cho bạn, vì vậy bạn không cần phải tự mình tìm hiểu.

Ưu điểm của Asana là gì?

Trải nghiệm người dùng: Giao diện người dùng dễ sử dụng, nó rất trực quan. Nó cũng có thể mã màu cho hầu hết mọi thứ, vì vậy nó được sắp xếp đẹp mắt, gọn gàng và rõ ràng.

Hiệu quả công việc: Nó cho phép người dùng xem tất cả các nhiệm vụ đang thực hiện. Điều này giúp nhóm tập trung vào những việc khẩn cấp và lên lịch cho những việc ít quan trọng hơn.

Tích hợp: Asana tích hợp tốt với các ứng dụng khác như Friday.

Ưu điểm và nhược điểm của ứng dụng phần mềm Asana là gì?
Trải nghiệm người dùng tốt với nhiều tính năng hữu ích

Gói miễn phí: Các nhóm nhỏ và cá nhân có thể không có nguồn tài chính để đầu tư vào phần mềm quản lý dự án tốn kém. Tuy nhiên, những công nghệ này rất quan trọng đối với sự thành công của một công ty. May mắn thay, Asana bao gồm một gói miễn phí cho phép các tổ chức có ngân sách eo hẹp sử dụng nền tảng này.

Nhược điểm của Asana là gì?

Một nhiệm vụ, một người: Bạn không thể chỉ định nhiều người cho một nhiệm vụ duy nhất.

Thiếu xác thực hai yếu tố: Đây có thể là một vấn đề bảo mật và nhược điểm tiềm ẩn.

Không thân thiện với người mới: Asana phổ biến đối với các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm. Mặt khác, công nghệ này có thể khiến người dùng mới làm quen bị choáng ngợp.

Hơn +1000 doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Workplus hàng ngày
YÊU CẦU DEMO

Tổng kết

Asana là gì đã được chúng tôi phân tính. Đây là một hệ thống quản lý nội dung nơi làm việc (CMS) linh hoạt có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng bản miễn phí của nó nếu như chưa có đủ ngân sách nhé. Hãy xem thêm các bài viết khác của Workplus để đánh giá chi tiết các phần mềm quản lý công việc khác.

Asana có dễ sử dụng không?

Nếu bạn là người mới có thể mất khá nhiều thời gian để làm quen với phần mềm này.

Nó có bản miễn phí trọn đời không?

Có. Nhưng nó sẽ giới hạn một số tính năng cho người dùng bản miễn phí.

5/5 - (1 bình chọn)
Đăng ký
Thông báo về
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả các bình luận
0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x