Vào đầu thế kỷ 20, Henry Gantt đã tạo ra các biểu đồ ghi lại tiến trình của công nhân đối với một số nhiệm vụ. Nó cho phép các giám sát viên nhanh chóng xem liệu lịch trình sản xuất có bị trễ, vượt hay đang đi đúng hướng hay không. Biểu đồ Gantt đã cách mạng hóa việc quản lý dự án, giúp quản lý các dự án xây dựng lớn.
Trong khi cách vẽ sơ đồ Gantt ban đầu được viết ra trên giấy, với sự phát triển của máy tính vào những năm 1980, nó ngày càng trở nên phức tạp hơn. Ngày nay, Gantt vẫn là một trong những công cụ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất.
Mục Lục
Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án hỗ trợ lập kế hoạch và lập lịch trình cho các dự án thuộc mọi quy mô, mặc dù chúng đặc biệt hữu ích để đơn giản hóa các dự án phức tạp.
Các mốc thời gian và nhiệm vụ quản lý dự án được chuyển đổi thành biểu đồ thanh ngang, hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc, cũng như các yếu tố phụ thuộc, lập lịch trình và thời hạn, bao gồm số lượng nhiệm vụ được hoàn thành trong mỗi giai đoạn và ai là chủ sở hữu nhiệm vụ.
Điều này hữu ích để giữ cho các nhiệm vụ đi đúng hướng khi có một nhóm lớn và nhiều bên liên quan đến công việc.
Vì nó ở định dạng biểu đồ thanh nên có thể nhanh chóng kiểm tra tiến độ. Bạn có thể dễ dàng nhận thấy:
Các giải pháp quản lý dự án tích hợp sơ đồ Gantt cung cấp cho người quản lý công việc khả năng hiển thị khối lượng công việc của nhóm, cũng như tính khả dụng hiện tại và tương lai, cho phép lập lịch trình chính xác hơn. Sơ đồ Gantt trong lập kế hoạch đã tồn tại gần một thế kỷ, được phát minh bởi Henry Gantt, một kỹ sư cơ khí người Mỹ, vào khoảng năm 1910.
Khái niệm cơ bản của sơ đồ Gantt là vạch ra nhiệm vụ nào có thể được thực hiện song song và nhiệm vụ nào cần được thực hiện tuần tự. Nếu chúng ta kết hợp điều này với các tài nguyên của dự án, chúng ta có thể khám phá sự đánh đổi giữa phạm vi (làm nhiều hay ít công việc), chi phí (sử dụng nhiều hay ít tài nguyên hơn) và quy mô thời gian cho dự án. Bằng cách thêm nhiều tài nguyên hơn hoặc giảm phạm vi, người quản lý dự án có thể thấy tác động của nó vào ngày kết thúc.
Để tạo biểu đồ, bạn cần biết tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ cần thiết để hoàn thành dự án, ước tính thời gian thực hiện của từng nhiệm vụ và nhiệm vụ nào phụ thuộc vào nhiệm vụ khác. Chính quá trình thu thập thông tin này lại với nhau, giúp người quản lý dự án tập trung vào các phần thiết yếu của dự án và bắt đầu thiết lập khung thời gian thực tế để hoàn thành.
Một số lưu ý bạn có thể tham khảo khi lập sơ đồ Gantt mẫu:
Người quản lý dự án sử dụng sơ đồ Gantt vì ba lý do chính:
Sơ đồ Gantt trực quan hóa các khối xây dựng của một dự án và tổ chức nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các nhiệm vụ nhỏ được lên lịch trên dòng thời gian của sơ đồ Gantt, cùng với sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, người được giao và các mốc quan trọng.
Xem thêm: KPI là gì? Điều gì tạo nên một KPI khả thi?
Sơ đồ Gantt có thể được sử dụng để theo dõi hậu cần của một dự án. Đảm bảo rằng một nhiệm vụ mới chỉ có thể bắt đầu sau khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành. Nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn, thì các vấn đề phụ thuộc sẽ tự động được lên lịch lại. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi lập kế hoạch trong môi trường nhiều nhóm.
Khi các nhóm ghi lại thời gian đối với các vấn đề trong kế hoạch của bạn, bạn có thể theo dõi tình trạng của các dự án của mình và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. Sơ đồ Gantt của bạn có thể bao gồm ngày phát hành, mốc quan trọng hoặc các số liệu quan trọng khác để theo dõi tiến độ dự án của bạn.
Có hai lý do chính khiến sơ đồ Gantt được yêu thích trên khắp thế giới quản lý dự án. Chúng giúp tạo các kế hoạch phức tạp dễ dàng hơn, đặc biệt là những kế hoạch liên quan đến nhiều nhóm và thay đổi thời hạn. Sơ đồ Gantt giúp các nhóm lập kế hoạch làm việc theo thời hạn và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Các nhà hoạch định dự án cũng sử dụng sơ đồ Gantt để duy trì cái nhìn toàn cảnh về các dự án. Chúng mô tả mối quan hệ giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ, cột mốc và nhiệm vụ phụ thuộc. Các ứng dụng áp dụng Gantt hiện đại như phần mềm Workplus, nâng cao tổng hợp thông tin và minh họa cách các lựa chọn ảnh hưởng đến thời hạn.
Phần mềm sơ đồ Gantt hiện đại như Workplus được các nhà quản lý dự án và lãnh đạo ngành sử dụng để giúp các tổ chức đạt được mục tiêu của họ. Cho dù lập kế hoạch cho một dự án phức tạp hay theo dõi tiến trình của công ty bạn, các công cụ sơ đồ Gantt như thế này đều có thể mở rộng và áp dụng như nhau cho danh mục đầu tư, giải pháp lớn, chương trình và cấp nhóm,…
Biểu đồ Gantt đã giúp cho con người lập được một kế hoạch quản lý tiến độ dự án hiệu quả. Nâng cao năng suất lao động, phát hiện kịp thời lỗi sai, tăng tốc dự án khi cần hoàn thành trước hạn định.
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc Workplus để áp dụng Gantt vào dự án.
Phần mềm Workplus không tính phí trong 30 ngày đầu tiên sử dụng. Nhưng sau đó, bạn phải đóng một mức phí là 55.000đ/ tháng để duy trì tài khoản.
