Bạn làm gì đầu tiên khi đến văn phòng vào buổi sáng? Hầu hết mọi người lấy cà phê, kiểm tra email và đặt ưu tiên trong ngày. Nhưng những kỹ thuật nào bạn sử dụng để ưu tiên các nhiệm vụ và dự án? Một kỹ thuật phổ biến là quy luật Pareto (còn được gọi là nguyên tắc 80/20, hay nguyên tắc Pareto). Kỹ thuật này cho phép bạn xác định và ưu tiên các nhiệm vụ của mình theo mức độ quan trọng của chúng, giúp tăng năng suất của bạn trong ngày.
Workplus sẽ giúp bạn tìm hiểu cũng như cách ứng dụng quy tắc này vào trong quản lý công việc và cuộc sống nhé.
Mục Lục
Quy tắc 80/20, còn được gọi là nguyên tắc Pareto, là một câu nói quen thuộc khẳng định rằng 80% kết quả (hoặc đầu ra) là kết quả của 20% nguyên nhân (hoặc đầu vào) cho bất kỳ sự kiện nào.
Trong kinh doanh, mục tiêu của quy tắc 80/20 là xác định các yếu tố đầu vào, có khả năng mang lại năng suất cao nhất và ưu tiên chúng. Chẳng hạn, một khi các nhà quản lý xác định được các yếu tố quan trọng đối với sự thành công của công ty, họ nên tập trung vào các yếu tố đó nhiều nhất.
Mặc dù quy tắc 80/20 thường được sử dụng trong kinh doanh và kinh tế, nhưng bạn có thể áp dụng khái niệm này cho bất kỳ lĩnh vực nào. Phân phối của cải, tài chính cá nhân, thói quen chi tiêu. Thậm chí cả sự không chung thủy trong các mối quan hệ cá nhân đều có thể là chủ đề của quy tắc 80/20.
Một số chìa khóa có thể tạo ra kết quả tốt đẹp cho kinh doanh của bạn như:
Bạn có thể coi quy tắc 80/20 là nguyên nhân và kết quả đơn giản: 80% kết quả (đầu ra) đến từ 20% nguyên nhân (đầu vào). Quy tắc này thường được sử dụng để chỉ ra rằng 80% doanh thu được tạo ra bởi 20% khách hàng của công ty.
Nhìn theo cách này, một công ty có thể thuận lợi khi tập trung vào 20% khách hàng tiềm năng, thu về 80% doanh thu thông qua tiếp thị cụ thể cho họ. Bằng cách làm như vậy, công ty có thể giữ chân những khách hàng đó và có được những khách hàng mới có đặc điểm tương tự. Tuy nhiên, có một ý nghĩa cơ bản hơn đối với quy tắc 80/20.
Xem thêm: Cách tính lương Gross sang Net và định nghĩa tiền lương trong công ty
Về cốt lõi, quy tắc 80/20 là về việc xác định những tài sản tốt nhất của một thực thể và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa. Ví dụ, một học sinh nên cố gắng xác định phần nào của sách giáo khoa, sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất cho kỳ thi sắp tới và tập trung vào phần đó trước. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là học sinh nên bỏ qua các phần khác của sách giáo khoa.
Mọi người có thể không nhận ra rằng quy tắc 80/20 là một nguyên tắc, không phải là một quy luật toán học khó và nhanh. Hơn nữa, không nhất thiết tỷ lệ phần trăm phải bằng 100%. Đầu vào và đầu ra chỉ đại diện cho các đơn vị khác nhau. Tỷ lệ phần trăm của các đơn vị này không nhất thiết phải bằng 100%. Đó là khái niệm đằng sau quy tắc quan trọng.
Có một cách khác mà quy tắc 80/20 bị hiểu sai. Cụ thể, nếu 20% đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% còn lại không quan trọng. Đây là một sai lầm logic. 80% có thể quan trọng, ngay cả khi quyết định ưu tiên cho 20% được đưa ra.
Mặc dù có rất ít phân tích khoa học chứng minh hoặc bác bỏ tính hợp lệ của quy tắc 80/20. Nhưng có nhiều bằng chứng mang tính giai thoại ủng hộ quy tắc này về cơ bản là hợp lệ. Nếu không muốn nói là chính xác về mặt số học.
Kết quả hoạt động của nhân viên bán hàng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, đã chứng minh sự thành công bằng cách kết hợp quy tắc 80/20. Ngoài ra, các chuyên gia tư vấn bên ngoài sử dụng Six Sigma và các chiến lược quản lý khác, đã kết hợp quy tắc 80/20 trong thực tiễn của họ với kết quả tốt.
Quy luật Pareto có thể giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình giải quyết vấn đề. Đối mặt với nhiều nguyên nhân dẫn đến cùng một vấn đề, quy luật Pareto có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các giải pháp.
Có thể bạn quan tâm: Bảng đánh giá nhân viên là gì? Cách làm bảng đánh giá nhân viên hàng tháng
Xác định các vấn đề mà nhóm của bạn đang gặp phải. Đây là những vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết trong quá trình ra quyết định này.
Xác định nguyên nhân của những vấn đề này. Sử dụng một công cụ như phương pháp 5 Whys, tìm ra tất cả nguyên nhân của các vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết.
Phân loại các vấn đề của bạn theo sự giống nhau của chúng. Nếu một số nguyên nhân của các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết thuộc các loại tương tự nhau, hãy tận dụng cơ hội để nhóm chúng lại với nhau. Điều này có thể giúp bạn quyết định xem một giải pháp có thể giải quyết nhiều vấn đề hay không.
Chỉ định một giá trị cho từng vấn đề này dựa trên tác động của chúng đối với doanh nghiệp. Giá trị có thể chỉ đơn giản là một số từ 1 đến 10 hoặc giá trị tiền tệ thực tế để chỉ ra tầm quan trọng của vấn đề.
Xây dựng kế hoạch tập trung vào 20% vấn đề ảnh hưởng nhiều nhất đến doanh nghiệp. Ý tưởng là một giải pháp duy nhất có thể giải quyết một số vấn đề. Dựa vào các giá trị được gán cho từng bài toán, hãy tính xem bài toán nào nằm trong 20% đó. Khi bạn đã xác định được vấn đề cốt lõi, hãy phát triển một kế hoạch để tạo ra một giải pháp có thể mang lại 80% kết quả, bằng cách sử dụng các chiến lược giải quyết vấn đề.
Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng nguyên tắc 80/20 là có thể thu được kết quả tối đa từ công việc tối thiểu. Do đó, nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và luôn tập trung vào các sáng kiến đã xác định. Quy tắc 80/20 có thể làm cho số liệu của bạn tăng nhanh hơn, chỉ bằng cách thực hiện từng sáng kiến theo đúng thứ tự.
Làm rõ các ưu tiên của bạn và của nhóm của bạn, tăng năng suất hàng ngày. Khả năng phân chia công việc của bạn thành các phân đoạn có thể quản lý. Chiến lược nhắm đúng mục tiêu hơn.
Phân tích Pareto và biểu đồ Pareto là những công cụ thiết yếu được sử dụng trong phương pháp kiểm soát chất lượng Six Sigma.
